先畫出一個預訂涉及甚麼
以一次日營為例，列出活動時段、參加人數、場地、器材、工作人員及膳食需要。這是流程例子，不是客戶預訂資料。除了使用時段，也要考慮準備、清理、交通及維修安排。
- 哪些資源不能同時供兩個團體使用？
- 哪些安排需要主管確認，哪些可以由前線處理？
- 改人數、改時段或取消活動時，需要通知誰？
分清查詢、待確認與已確認
電話查詢不等於正式預訂。先統一狀態名稱與轉換規則，避免同事將未確認的查詢當成已落實安排。所有相關人員應能查閱同一份最新紀錄，並知道何時由誰更新。
選系統時，用自己的流程做示範
不要只看日曆畫面。請供應商演示一個涉及多種資源的預訂，再測試更改時段、人數及活動，看看需要人工跟進的事項是否清楚。
- 可否按場地、人員及器材檢查可用時段？
- 更改紀錄、權限及待確認事項是否容易查閱？
- 現有 Excel 資料如何整理、匯入及覆核？
分階段推行，保留人員覆核
先整理一條常用流程，再由小組試用；逐步擴展到其他場地及團隊。AI 可以協助草擬摘要與跟進建議，但重要安排仍需人員覆核，不應將文字建議直接當成正式預訂或資源分配指令。
現有案例與新平台，要分開看
西貢戶外訓練營案例介紹已落實的度身訂造系統及基建整合。新的康體及場地營運平台屬首批合作機構計劃，功能按項目確認；案例成果不代表新平台已提供完全相同功能。
下一步
按機構的實際流程及需要評估方案，重要決定由人員覆核。
談談你的資源分配流程由團隊以電郵跟進，沒有自動下載檔案。